Vandaag wil ik met jullie kijken naar project management tools die je binnen je organisatie goed kunt gebruiken. De bedoeling is natuurlijk dat je veel klanten en / of projecten gaat krijgen en dan is het wel zo mooi als je je administratie, taken en deadlines een beetje op orde hebt.
De tools die je nodig gaat hebben zijn uiteraard afhankelijk van het soort product / dienst dat je verkoopt of de manier waarop je je bedrijf organiseert. Maar ik denk dat een goed project management tool altijd handig is om te gebruiken.
Waar let ik op wanneer ik een project management tool selecteer? En wat vind ik belangrijk in mijn selectie? Ik neem je mee in mijn overweging, wellicht help dit jou ook al op weg!
WAT MOET ZO EEN PROJECT MANAGEMENT TOOL DOEN?
De basis van een goede project management tool is het managen van je taken. Hiermee bedoel ik het duidelijk maken welke taken er allemaal zijn en wat de deadlines hiervoor zijn. Wat je ook doet, je hebt taken en die moeten op tijd af!
Hier moet dus een duidelijk overzicht van zijn.
Wat het nog beter maakt is wanneer je ook nog een notificatie krijgt wanneer jouw taak bijna opgeleverd moet worden Dit zorgt ervoor dat je niet volledig afhankelijk bent van jouw al overwerkte brein.
Ook wil je aan kunnen geven voor welk project de taken bestemd zijn, je kunt namelijk aan meerdere projecten / klanten / producten tegelijkertijd werken.
Voor mij zijn de basis benodigdheden dus:
- Duidelijk overzicht van openstaande en opgeleverde taken
- Notificatie wanneer iets bijna af moet zijn
- Mogelijkheid tot indelen in verschillende groepen / deelprojecten
NICE EXTRA PERKS
De basics zijn uiteraard het belangrijkst. En met bovenstaande elementen heb je deze wel goed voor elkaar. Maar een goede project management tool, voor mij, doet meer dan dit alleen.
Andere dingen die van belang zijn:
Mogelijkheid om een rapportage te zien / uit te draaien over de openstaande / volbrachte todo's
Externen toegang geven tot een specifiek onderdeel van de tool, voor samenwerking
Schrijven van uren op taken
Een overzicht van alles wat done is, is altijd mooi toch ;). Het geeft je ook een beetje inzicht in hoeveel werk er nog resteert.
Het tweede punt is iets wat ik wel belangrijk vind, met name wanneer je met klanten werkt. Om dubbele administratie tegen te gaan is het wel zo handig als iedereen via dezelfde tool kan werken. Wanneer ik een tool beoordeel is dit dus wel iets waar ik op let. Hoe makkelij is het om externen toegang te geven? En nog belangrijker, hoe makkelijk kun je delen van de tool voor hun afschermen?
En last but not least, timetracking. Met name wanneer je met meerdere mensen samen aan een project werkt, en er met een factuur gewerkt wordt voor een klant, dan is het fijn om bij te kunnen houden hoeveel tijd ergens in is gaan zitten. Dit, zodat je weet hoeveel tijd je nog beschikbaar hebt, maar ook voor in de toekomst. Het is altijd goed om te checken of je ingeschatte uren wel overeen komen met wat je daadwerkelijk aan iets spendeert.
MOOI DIT ALLEMAAL, MAAR WELKE KOSTEN ZIJN HIERAAN VERBONDEN?
Bij bepaalde pakketten, zoals bepaalde abonnementen van Microsoft, zit een project management tool inbegrepen. Of er zijn add-ons zoals bij JIRA.
Wanneer je echter niet in het bezit bent van zo een product dan kan het erg kostbaar zijn om dit aan te schaffen enkel voor een project management tool.
Dit zou ik dan zeker ook niet doen! Gelukkig zijn er ook opties die weinig of niets kosten, zoals Asana en Basecamp. Dit zijn wel pure project management tools, en kun je dus geen word documentjes in typen ;)
Ik hoop dat deze blog je een beetje een kickstart gegeven heeft. Mocht je nog vragen hebben, of jouw tips over project management tools willen delen horen wij het uiteraard graag!